Samen Slimmer: De open vraag in de nieuwe Archiefwet: wat is eigenlijk een passende maatregel

In deze maandelijkse Samen Slimmer-bijeenkomst bespreken we telkens een praktijkcasus rondom het thema informatiebeheer. De sessies vinden iedere eerste dinsdag van de maand plaats, duren anderhalf uur en zijn uitsluitend live-online bij te wonen. Om open kennisuitwisseling en interactie te stimuleren, worden de bijeenkomsten niet opgenomen.

De nieuwe Archiefwet ruilt dichtgetimmerde regels in voor open normen. "Passende maatregelen" is daar het scherpste voorbeeld van. Klinkt logisch. Maar wie bepaalt wat passend is? En passend voor wie?

Open normen geven ruimte. Ze leggen óók een rekening neer bij de professional én bij de toezichthouder. Want waar de wet geen vinkje meer biedt, moet je zelf een afweging maken, onderbouwen en verdedigen.

In deze sessie kijken we naar wat die verschuiving concreet vraagt:

• Van de informatieprofessional: van uitvoeren naar afwegen. Niet "voldoe ik aan de regel?", maar "kan ik mijn keuze uitleggen?" Dat vraagt vakmanschap, lef en een dossier dat je beslissing draagt.
• Van de toezichthouder: van afvinken naar beoordelen. Hoe houd je toezicht op een norm die per organisatie anders mag uitpakken? Wanneer is een afweging verdedigbaar, en wanneer schiet ze tekort?
• De rode draad: risicogebaseerd denken. "Passend" krijgt pas betekenis tegen de achtergrond van risico. Wat staat er op het spel, voor wie, en hoe waarschijnlijk? Wie die vraag overslaat, kan "passend" niet onderbouwen en wie hem stelt, heeft meteen het gesprek tussen professional en toezichthouder te pakken.

Discussiepunten waar we samen op kauwen:

• Maakt een open norm de professional vrijer, of juist kwetsbaarder?
• Hoe voorkom je dat "passend" stilletjes "minimaal" gaat betekenen?
• Wie draagt het risico als de afweging achteraf onvoldoende blijkt; de uitvoerder, de bestuurder of de toezichthouder?
• Kunnen toezichthouder en professional dezelfde risicotaal spreken, of botsen hun rollen per definitie?
• Wat heb je nodig om een afweging niet alleen te máken, maar ook te kunnen verantwoorden?

Geen kant-en-klare antwoorden. Wel een scherp gesprek tussen mensen die er dagelijks die er dagelijks mee werken.

Doelgroep
De bijeenkomst is bedoeld voor iedereen die werkzaam is binnen informatie- en archiefbeheer. Hoe diverser de achtergronden van de deelnemers, hoe waardevoller de gesprekken.

Wil je deelnemen? Meld je dan aan via de KIA Samen Slimmer-community en sluit aan bij het gesprek.

Aanleveren casusonderwerp
Iedereen die lid is van KIA of KNVI en werkzaam is binnen het vakgebied kan een casus aanleveren. Of je nu informatiebeheerder, archivaris, adviseur, beleidsmaker of specialist bent: jouw praktijkvraagstuk kan waardevolle inzichten opleveren voor de groep.

Om een open en veilige uitwisseling van kennis en ervaringen te stimuleren, worden alle casussen anoniembesproken.

Na afloop van de bijeenkomst wordt het onderwerp van de besproken casus gedeeld in de Samen Slimmer Community  op KIA. Zo kunnen deelnemers de discussie voortzetten en krijgen ook communityleden die niet aanwezig konden zijn de mogelijkheid om mee te denken en hun ervaringen te delen.